Ai cũng bảo sướng nhưng “làm sếp khó lắm”

Nhìn từ bên ngoài, làm sếp thường được gắn với quyền quyết định, thu nhập tốt và một vị trí đáng mơ ước. Nhưng khi thực sự bước vào vai trò ấy, nhiều người mới thấm câu “làm sếp khó lắm” bởi phía sau là hàng loạt trách nhiệm, áp lực và những nỗi mệt mỏi không phải lúc nào cũng dễ nói ra.

Khi chiếc ghế lãnh đạo không chỉ có quyền lực và hào quang

Nhìn từ bên ngoài, vị trí lãnh đạo thường gắn với quyền quyết định, sự chủ động và một hình ảnh khá đáng mơ ước. Người ta dễ thấy thành quả, vị thế và những đặc quyền đi cùng chức danh, nhưng ít khi nhìn thấy phần áp lực phía sau. Chính khoảng cách giữa điều được nhìn thấy và điều người trong cuộc thực sự trải qua khiến câu chuyện làm sếp trở nên phức tạp hơn nhiều.

Khi đã đứng ở vị trí quản lý, một quyết định không còn chỉ ảnh hưởng đến công việc của riêng mình. Mỗi lựa chọn về nhân sự, tiến độ, mục tiêu hay cách xử lý vấn đề đều có thể tác động đến cả tập thể. Vì vậy, cảm giác phải cân nhắc nhiều phía thường xuất hiện ngay cả trong những tình huống tưởng như rất quen thuộc.

Điều khó hơn là người lãnh đạo không phải lúc nào cũng có thể bộc lộ sự mệt mỏi hay do dự của mình. Có những thời điểm họ vẫn phải giữ bình tĩnh, đưa ra hướng đi và tạo cảm giác ổn định cho đội ngũ dù bản thân cũng đang chịu nhiều sức ép. Đây là lý do vì sao nhiều người chỉ thật sự hiểu câu “làm sếp khó lắm” sau khi đã bước vào vai trò ấy.

Chiếc ghế lãnh đạo vì thế không chỉ có hào quang, mà còn đi kèm trách nhiệm, kỳ vọng và nhiều tình huống phải tự mình gỡ rối. Càng ở vị trí cao, phạm vi cần quan tâm càng rộng, từ kết quả công việc đến con người và những rủi ro khó lường trước. Nếu không biết cách phân chia trách nhiệm và chăm sóc trạng thái tinh thần của mình, áp lực rất dễ tích tụ theo thời gian.

Vì sao nói làm sếp khó lắm?

Cái khó của việc làm sếp không nằm ở chuyện bận hơn hay có nhiều việc hơn, mà ở chỗ mỗi quyết định đều kéo theo trách nhiệm lớn hơn. Người quản lý vừa phải đảm bảo công việc vận hành, vừa giữ được sự ổn định của đội ngũ và đáp ứng những mục tiêu chung. Khi nhiều yêu cầu cùng xuất hiện, áp lực dễ đến từ chính việc phải cân bằng giữa kết quả, con người và những giới hạn thực tế.

Có nhiều lý do khiến người trong cuộc mới thật sự hiểu vì sao làm sếp khó lắm, trong đó thường gặp nhất là:

• Phải đưa ra quyết định khi chưa có đủ thông tin: Không phải lúc nào người lãnh đạo cũng có thời gian chờ mọi thứ rõ ràng rồi mới lựa chọn. Nhiều tình huống buộc họ phải đánh giá rủi ro, dự đoán hệ quả và chấp nhận rằng phương án được chọn vẫn có thể chưa hoàn hảo.
• Phải xử lý những vấn đề liên quan đến con người: Quản lý công việc đã khó, quản lý con người còn phức tạp hơn vì mỗi nhân sự có cách làm việc, kỳ vọng và phản ứng khác nhau. Người đứng đầu cần biết khi nào nên hỗ trợ, khi nào cần nhắc nhở và khi nào phải đưa ra giới hạn rõ ràng.
• Phải dung hòa lợi ích của nhiều phía: Một quyết định có thể tốt cho tiến độ nhưng lại gây áp lực cho nhân viên, hoặc phù hợp với đội nhóm nhưng chưa chắc đáp ứng yêu cầu từ cấp trên. Vì vậy, người quản lý thường phải cân nhắc giữa nhiều lợi ích khác nhau thay vì chỉ chọn phương án thuận tiện nhất.
• Phải chịu trách nhiệm cho cả những điều mình không trực tiếp làm: Khi một bộ phận xảy ra sai sót, người lãnh đạo thường vẫn là người phải giải trình và tìm cách xử lý. Trách nhiệm này khiến họ không thể chỉ quan tâm đến phần việc của bản thân mà phải theo dõi toàn bộ bức tranh chung.
• Phải duy trì sự ổn định trong những thời điểm nhiều biến động: Khi công việc gặp sự cố, đội ngũ thường nhìn vào người đứng đầu để chờ định hướng. Điều này đòi hỏi người quản lý phải giữ được sự tỉnh táo, sắp xếp ưu tiên và đưa ra cách xử lý ngay cả khi bản thân cũng đang chịu sức ép.
• Phải chấp nhận rằng không phải quyết định nào cũng làm hài lòng tất cả: Có những lựa chọn cần thiết cho tập thể nhưng lại khiến một số người không đồng tình. Người lãnh đạo vì thế phải học cách chịu trách nhiệm với quyết định của mình, thay vì cố gắng làm vừa lòng tất cả mọi người.

Những ảnh hưởng của áp lực khi làm sếp đến tinh thần và cuộc sống

Nếu chỉ xuất hiện trong thời gian ngắn, áp lực có thể giúp người quản lý tập trung hơn vào mục tiêu và xử lý công việc nhanh chóng. Tuy nhiên, khi trạng thái căng thẳng kéo dài mà không có khoảng nghỉ hoặc cách giải tỏa phù hợp, tinh thần và đời sống cá nhân dễ bị ảnh hưởng. Những thay đổi này thường diễn ra từ từ nên đôi khi chính người trong cuộc cũng không nhận ra ngay.

Một số ảnh hưởng thường gặp có thể kể đến:

• Luôn nghĩ về công việc ngay cả khi đã hết giờ: Đầu óc vẫn tiếp tục xoay quanh tiến độ, nhân sự, doanh số hoặc những vấn đề chưa giải quyết xong. Việc khó tách mình khỏi công việc khiến thời gian nghỉ ngơi không còn mang lại cảm giác thư giãn như trước.
• Dễ cáu gắt và mất kiên nhẫn hơn: Căng thẳng tích tụ có thể khiến người quản lý phản ứng mạnh với những lỗi nhỏ hoặc trở nên khó chịu trong giao tiếp. Nếu tình trạng này lặp lại, mối quan hệ với nhân viên, đồng nghiệp và cả người thân cũng dễ trở nên căng thẳng.
• Giấc ngủ bị xáo trộn: Nhiều người dù đã lên giường nhưng vẫn tiếp tục nghĩ về những cuộc họp, quyết định hoặc công việc của ngày hôm sau. Thiếu ngủ kéo dài lại khiến khả năng tập trung, kiểm soát cảm xúc và xử lý tình huống trở nên khó khăn hơn.
• Giảm hứng thú và động lực làm việc: Những mục tiêu từng khiến bản thân hào hứng có thể dần trở thành nghĩa vụ phải hoàn thành. Có người vẫn làm việc đều đặn nhưng bắt đầu cảm thấy mệt mỏi, trống rỗng hoặc không còn nhiều cảm giác hài lòng với thành quả đạt được.
• Khó dành trọn sự chú ý cho cuộc sống cá nhân: Công việc dễ chen vào những bữa ăn, cuộc trò chuyện hay thời gian dành cho gia đình. Khi tâm trí liên tục bị kéo về những vấn đề ở công ty, người quản lý có thể hiện diện về mặt thời gian nhưng lại khó thực sự nghỉ ngơi và kết nối với những người xung quanh.
• Dễ rơi vào cảm giác cô đơn trong vai trò lãnh đạo: Có những chuyện không tiện chia sẻ với nhân viên, trong khi người đứng đầu cũng không phải lúc nào có người đủ tin cậy để giãi bày. Cảm giác phải tự mình giữ nhiều áp lực có thể khiến họ ngày càng thu mình và khó tìm được một không gian thực sự thoải mái.

Làm sao để giảm bớt áp lực và khó khăn khi làm sếp?

Nhiều người chỉ thật sự hiểu làm sếp khó lắm khi phải cùng lúc xử lý công việc, con người, mục tiêu và những tình huống khó đoán trước. Muốn giảm bớt áp lực, người quản lý không nhất thiết phải cố làm nhiều hơn mà cần thay đổi cách tổ chức công việc, sử dụng nguồn lực và đặt giới hạn cho chính mình. Khi vai trò lãnh đạo được vận hành hợp lý hơn, cảm giác phải liên tục “gánh” mọi thứ cũng có thể giảm đi đáng kể.

1. Phân quyền thay vì tự mình ôm hết mọi việc

Một trong những nguyên nhân khiến người làm sếp nhanh mệt là mọi quyết định lớn nhỏ đều phải đi qua mình. Cách làm này có thể tạo cảm giác kiểm soát tốt hơn trong ngắn hạn, nhưng về lâu dài lại khiến khối lượng công việc ngày càng dồn lại. Khi đó, người lãnh đạo dễ trở thành điểm nghẽn của chính đội ngũ mà mình đang quản lý.

Phân quyền không có nghĩa là buông lỏng hay giao việc một cách tùy ý. Người quản lý cần chọn đúng người, nói rõ phạm vi trách nhiệm, tiêu chuẩn cần đạt và thời điểm cần báo cáo lại. Khi nhân sự có đủ không gian để tự xử lý công việc, sếp vừa giảm được tải vừa giúp đội nhóm phát triển khả năng chủ động.

2. Đặt kỳ vọng và tiêu chuẩn công việc thật rõ ràng

Nhiều mâu thuẫn trong quản lý xuất phát từ việc hai bên hiểu khác nhau về mục tiêu, tiến độ hoặc chất lượng cần đạt. Nếu yêu cầu ban đầu không rõ, người quản lý sẽ phải dành thêm thời gian để sửa lỗi, nhắc lại hoặc giải thích nhiều lần. Điều này không chỉ làm tăng áp lực mà còn khiến cả đội dễ rơi vào trạng thái thiếu thống nhất.

Vì vậy, trước mỗi nhiệm vụ quan trọng, nên làm rõ mục tiêu, mức độ ưu tiên, phạm vi trách nhiệm và kết quả mong đợi. Khi nhân viên biết chính xác mình cần làm gì, họ sẽ dễ chủ động hơn và người quản lý cũng bớt phải theo sát từng bước. Sự rõ ràng từ đầu thường giúp giảm rất nhiều căng thẳng về sau.

3. Chấp nhận rằng không thể làm hài lòng tất cả mọi người

Ở vị trí lãnh đạo, có những quyết định dù hợp lý vẫn khiến một số người không đồng tình. Nếu luôn cố giữ cho tất cả đều vui, người quản lý rất dễ do dự, trì hoãn hoặc đưa ra lựa chọn thiếu nhất quán. Áp lực khi đó không còn đến từ công việc mà còn đến từ việc phải liên tục đoán xem người khác sẽ nghĩ gì về mình.

Thay vì tìm sự đồng thuận tuyệt đối, nên tập trung vào sự công bằng, minh bạch và lợi ích chung của tập thể. Người lãnh đạo có thể lắng nghe ý kiến khác nhau nhưng vẫn cần giữ nguyên những nguyên tắc quan trọng khi đã cân nhắc đầy đủ. Việc chấp nhận rằng sẽ luôn có người không hài lòng giúp quá trình ra quyết định bớt nặng nề hơn.

4. Không ép mình phải có câu trả lời ngay lập tức

Người làm sếp thường bị kỳ vọng phải biết cách xử lý mọi tình huống, vì vậy nhiều người vô tình tự đặt áp lực rằng mình phải phản hồi thật nhanh. Tuy nhiên, không phải vấn đề nào cũng đủ rõ để có thể quyết định ngay tại chỗ. Càng phức tạp, việc vội vàng càng dễ dẫn đến lựa chọn thiếu thông tin hoặc bỏ sót rủi ro.

Trong những trường hợp chưa chắc chắn, người quản lý hoàn toàn có thể dành thêm thời gian để xem xét, hỏi ý kiến hoặc thu thập dữ kiện. Một câu như “tôi cần xem lại trước khi quyết định” không làm giảm uy tín nếu được sử dụng đúng lúc. Ngược lại, nó cho thấy người lãnh đạo sẵn sàng cân nhắc kỹ thay vì phản ứng chỉ để chứng minh mình luôn có câu trả lời.

5. Phân biệt việc thật sự khẩn cấp với việc chỉ đang tạo cảm giác gấp

Điện thoại, tin nhắn, cuộc họp và những yêu cầu liên tục rất dễ khiến người quản lý có cảm giác việc gì cũng cần giải quyết ngay. Nếu tất cả đều được xếp vào mức ưu tiên cao, đầu óc sẽ luôn ở trạng thái phản ứng và rất khó tập trung vào những việc quan trọng hơn. Đây cũng là lý do nhiều người bận cả ngày nhưng cuối cùng vẫn cảm thấy chưa xử lý được điều cốt lõi.

Nên tập thói quen phân loại công việc dựa trên mức độ ảnh hưởng và thời hạn thực tế thay vì cảm giác gấp gáp lúc mới nhận thông tin. Việc nào có hậu quả lớn nếu chậm trễ nên được xử lý trước, còn những yêu cầu có thể chờ nên được sắp xếp lại hợp lý. Cách làm này giúp nhịp công việc bớt hỗn loạn và giảm tình trạng căng thẳng liên tục.

6. Thiết lập ranh giới rõ hơn với công việc ngoài giờ

Nếu mọi vấn đề đều có thể tìm đến sếp bất kể thời gian, người quản lý rất khó có được khoảng nghỉ thực sự. Việc liên tục kiểm tra tin nhắn hoặc nghĩ về công việc khiến cơ thể đã rời văn phòng nhưng tâm trí vẫn chưa thoát khỏi vai trò lãnh đạo. Về lâu dài, điều này dễ làm giảm khả năng phục hồi sau những giai đoạn nhiều áp lực.

Có thể thống nhất với đội ngũ những trường hợp nào cần liên hệ khẩn cấp, việc nào nên để đến giờ làm và thời điểm nào hạn chế trao đổi nếu không thật sự cần thiết. Khi ranh giới được thiết lập rõ, nhân viên cũng dần hình thành thói quen tự xử lý những vấn đề trong phạm vi của mình. Người quản lý nhờ đó có thêm thời gian để nghỉ ngơi và quay lại công việc với trạng thái tốt hơn.

7. Tìm một nơi có thể chia sẻ và chủ động tìm hỗ trợ tâm lý khi cần

Có những chuyện người làm sếp khó chia sẻ với nhân viên vì liên quan đến trách nhiệm, quyết định nội bộ hoặc chính các mối quan hệ trong đội nhóm. Khi phải giữ quá nhiều suy nghĩ một mình, cảm giác cô lập và căng thẳng có thể tăng lên dù bên ngoài họ vẫn tỏ ra bình tĩnh. Vì vậy, có một người đủ tin cậy để trò chuyện đôi khi giúp người quản lý nhẹ đầu hơn và nhìn vấn đề rõ ràng hơn.

Nếu áp lực kéo dài, thường xuyên ảnh hưởng đến giấc ngủ, cảm xúc, khả năng tập trung hoặc các mối quan hệ, người quản lý cũng có thể chủ động tìm sự hỗ trợ tâm lý. Chuyên gia có thể đồng hành cùng họ trong việc nhận diện điều đang khiến bản thân quá tải, hiểu cách mình phản ứng trước căng thẳng và tìm hướng điều chỉnh phù hợp với hoàn cảnh thực tế. Đây không phải là cách để né tránh trách nhiệm, mà là một bước giúp người làm sếp duy trì trạng thái tinh thần ổn định hơn khi phải gánh nhiều vai trò cùng lúc.

Làm sếp khó lắm không chỉ vì khối lượng công việc lớn hơn, mà còn bởi trách nhiệm, kỳ vọng và những quyết định có thể ảnh hưởng đến nhiều người. Khi biết phân quyền, đặt giới hạn, giao tiếp rõ ràng và chủ động tìm sự hỗ trợ khi cần, người quản lý có thể giảm bớt áp lực và giữ được sự cân bằng tốt hơn trong cả công việc lẫn cuộc sống.

Nguồn: The Antidote to Manager Burnout / (22/01/2022) / gallup.com/workplace/389057/antidote-manager-burnout.aspx